2011年06月02日 13:00

研究者招へいHot News:会議開催前後における、外国人研究者の私用滞在をスムーズに会計処理する方法

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株式会社呼び寄せエクスプレスでは、外国人研究者の招へいをサポートするなかで、お客様からのあらゆるリクエストに対応しています。今回、国内にて開催する国際会議の場合に、会議開催前後における招へいされた外国人研究者の「私用滞在」のスムーズな会計処理方法について、3点ご報告します。

<1>会議開催の前後に、数日間だけ滞在延長したい
旅費基準は「前日着/翌日発」で、具体的には次の場合。
 ・往路便が「開催前日に、開催会場の最寄りの空港に到着する」こと。
 ・帰路便が「開催翌日に、開催会場の最寄りの空港を出発する」こと。
この解釈だけが問題になるのです。

開催1日間の会議で、延々10数時間かけて成田到着、日本滞在2泊3日間で、また10数時間のフライトとなると、
体力的にも、金銭的にも無駄が多いと考えられます。
航空会社のタイムテーブルの都合で「前日着/翌日発」ができない場合のみ「1泊を公費負担できる」のは当然と思われます。

<ケース1>
 ・開催5日前までに、成田国際空港に到着したい。
 ・開催会場は、東京大学本郷キャンパス。
 ・筑波大学にて研究交流したり、東京で留学中の家族と面会したい。

上記について、このままを会計課に申請すると、「往路の片道運賃は自分持ちで、帰路の半額だけ公費払いとする。」という回答になることが多々あります。
これを解決する対応は、提出する旅費申請書の記載の仕方を変えるだけです。

 ・「旅費や日当を支給しない」。
 ・「プログラム委員会」「編集委員会」を、会議開催前に開催する。
 ・「研究交流会議」を、会議主催者の勤務する大学や独法にて、会議開催前に開催する。

開催前の旅費(宿泊費、日当)を支給しない「私費滞在なら承認する」や、「会議開催に必要不可欠な方の滞在なら承認する」といった柔軟な対応が会計担当者から得られることがあります。
たいてい、3日間前後なら承認される傾向にあります。なお、会議開催後の滞在延長も同じケースと考えられます。


<2>開催会場と違う都市に別な用事で行きたい
<ケース1>
 ・開催前に、成田国際空港に到着します。
 ・開催会場は、東京大学本郷キャンパス。
 ・会議終了後、京都大学を訪問し、関西空港から帰国したい。
これも、会計課では「関西に行きたいなら、帰国の片道運賃は自分持ちで、往路分の半額だけ公費払いとする」。となる可能性が高いです。

これは会計課の認識を変える交渉が必要です。

 説得1: 東京~京都~関西空港の旅費は本人持ちで、本学は旅費や日当を支給しない。
 説得2: 関西空港から成田経由で帰国しますが、運賃は同じです。
 説得3: 関西空港から直接帰国でも、成田空港から直接帰国でも運賃は同じです。

説得1は、前項と同じ事由です。
説得2と3は、旅行会社から「参考見積書」を提出すれば可能性が高まります。
なお、説得3は、航空会社の運賃規則では「オープンジョー」(2等辺三角形の底辺なし)と呼ばれており、どちらも同額です。

<3>招へい者に家族が同行する場合の支払いは
これは会計課に届ける必要のない事項です。

最初に、招聘者(同行者も含む)の希望する招聘スケジュールを決定します。
次に、航空会社のコンピュータに同じ予約記録として入力します。
あとは、旅行会社から招聘者のクレジットカードをお伺いし、同行者(家族)の航空運賃をお支払い戴くだけ。

ホテル宿泊も同じ要領で、シングル室料を同行家族の分としてお支払い戴くだけです。


<コラム:旅費の証憑(エビデンス)提出について>
外国人研究者の招へいにおいて、いつでも問題視されるのは、科研費の支払い根拠となる旅費の証憑(エビデンス)=「航空券の半券」(搭乗券の手元の残り)を提出することです。しかし昨今、これが無理になって来ました。

この数年で、搭乗券は「E-ticket控」に変わっており、利用者の手元に残りません。さらに、国内線はおサイフケータイなどが全盛となり、国際線も携帯電話でのチェックインが可能です。
しかも、科研費の業務を移管された日本学術振興会(JSPS)も、「半券」の提出を求めない傾向にあります。

この提出根拠は、50数年前の文部省の告示「科学研究費補助金取扱規程」の細則です。これにより、いまも国立大学法人の旅費規程において脈々と引き継がれています。
昭和40年(文部省告示 第110号)ごろは、日本人研究者の海外出張どころか、外国人研究者の海外招へいはほとんどありませんでした。
あれから46年、海外招へいは当然の時代ですが、旅費の証憑の提出根拠は不変なのが現状です。
ほとんどの大学では、所属機関の「旅費基準」が優先されるため、先祖伝来の会計ルールのままです。一方で独法は、「不要」とするのが大半です。
今後、大学においても、エビデンスとしての「航空券の半券」が求められることは徐々に減るのではないかと推測されます。
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