相談窓口の記録分類と個人情報取扱いの基本視点を整理

一般社団法人日本認定健康食品協会は、健康食品事業者が相談窓口を運用する際に確認したい基本項目として、問い合わせ記録の分類、回答履歴、個人情報の取扱いに関する視点を整理しました。

健康食品に関する問い合わせには、表示内容、販売条件、摂取目安、原材料、保存方法、注文後の手続きなど、さまざまな内容が含まれます。事業者は、問い合わせ内容を分類し、回答日、担当者、参照資料、追加確認の有無を記録しておくことが大切です。

また、相談窓口では氏名、連絡先、注文情報などを扱う場合があります。必要な範囲を明確にし、保管場所、閲覧権限、保存期間、削除の考え方を整理しておくことが、窓口運用の基礎になります。

協会は、相談窓口の整備を単なる顧客対応ではなく、表示情報と事業者体制をつなぐ重要な実務と位置づけています。今後も、健康食品分野における情報管理の視点を発信してまいります。

本稿は相談窓口運用に関する一般的な情報提供であり、特定の商品またはブランドをすすめるものではありません。健康食品は医薬品ではありません。

【本件に関するお問い合わせ先】
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
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