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ダメなプレスリリースの雛形を元に書き方を解説[イベント・セミナーの開催中止編]
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【解説シリーズ!】では、各プレスリリースの内容に合わせて、ダメなサンプルリリースを基に注意すべきポイントを解説しています。

過去に紹介したダメなプレスリリースの雛形を元に解説している記事はこちら

今回で10回目となる【解説シリーズ!】のテーマは「イベント・セミナーの開催中止」です。
プレスリリースの題材となる趣旨は以下の通りです。

書籍・雑誌等の発行および販売をしている株式会社●●●●は、自社で発売したレシピ本『◯◯◯◯』の出版記念として20xx年x月11日(土)にトークイベントを開催予定だったが、台風××号が関東を直撃するとの予測がありお客さまの安全を考慮した結果、やむなく中止し延期することを決定した。
今後の開催予定については、日程が決定次第、改めて公式ホームページ上で案内する予定としている。

タイトル

まずはタイトルです。

適切ではないタイトルの例

トークイベント1開催中止のお知らせ

タイトルに「中止となったイベントの開催日」と「開催内容」を記載しよう

まず、このタイトルを読んだだけでは、いつ行われる(開催日)どんな内容のトークイベント(イベント内容)が開催中止になったのかがわかりません。

適切なタイトルの例では、2に中止となったイベントの開催日の情報を、4にイベント内容を記載しています。
プレスリリースの主旨がしっかり伝わるようなタイトルづけを心がけましょう。

中止?延期?プレスリリースの顔となるタイトルには正確な情報を

次に、1の「開催中止」について。この情報は誤りではありませんが、「プレスリリースの題材」にもあるように、今回のプレスリリースの結論は正確には「中止および延期」です。
3のように「開催中止および延期」とあれば、延期後の開催概要が気になった読み手がさらに本文を読んでくれる可能性が高まります。タイトルに出すべき情報はあらかじめしっかりと精査し、情報の漏れを防ぎましょう。
さらに、文字数が許せば1のように「台風」など中止や延期の具体的な情報を入れると、より時事性の高いタイトルになります。

結論となる「開催中止および延期」はタイトル冒頭に

適切なタイトルの例では、4のイベント内容より前に、「開催中止および延期」(13)の情報を記載しています。

メールの件名やインターネットの検索結果で表示される文字数には限りがあることを考慮すると、一番伝えたい重要な文言はタイトルの冒頭に記載するのがベストです。

適切なタイトルの例

1台風接近に伴う220xx年x月11日のイベント3開催中止および延期のお知らせ】4新スイーツレシピ本『◯◯◯◯』出版記念!ベストセラー料理研究家 鈴木花子氏、「初」トークイベント

本文

続いて本文です。

適切ではない本文の例

書籍・雑誌等の発行販売および販売をしている株式会社●●●●(本社:東京都港区 代表取締役社長:▲▲▲▲)は、20xx年x月10日(金)に発売された20分で簡単にお菓子作りができるレシピ本『◯◯◯◯』の出版記念として、20xx年x月11日(土)に開催を予定していたトークイベントを5中止し延期することを決定しました。

(以下、【書籍概要】【会社概要】【報道関係者向けお問い合わせ先】の記載へ続く)

「中止の理由」をきちんと記載しよう

5の「中止し延期する」という情報だけでは、やはり「なぜ?」という疑問が拭えませんね。近年は、増加する熱中症や災害、感染症等のリスクに対し、場合によってはイベントの中止や延期、規模縮小など企業の臨機応変な対応や説明責任が問われる時代です。
また、正確な情報を適切に発信しないことがかえって憶測を呼び、SNS上にデマや虚偽情報を溢れさせることにつながりかねません。

6では、単に「台風のため」とするだけではなく、「お客様の安全を考慮した結果」とさらに詳しく説明している点がポイントです。

延期の場合、「今後の開催予定」や「告知方法」についても記載しよう

「延期」の場合は、今後の開催予定やその告知方法についても、現段階で確定していることはできるだけ記載しましょう。7のような一文があると、今後も続報があることの周知につながります。
なお、予定が未定の場合は「延期日程については現段階では未定ですが、今春の開催を目指し調整中です。」などの一文を添えましょう。

こうした情報を発信するときは、その開示情報の中身をあらかじめ社内でよく確認することが大切です。未確定情報を独断で告知してしまうと、配信後にプレスリリースを訂正しなければならないなど混乱が生じます。急いでいるときこそ、落ち着いて対応しましょう。

「中止となったイベントの開催情報」もきちんと記載しよう!

開催中止・延期がメインテーマのプレスリリースだとしても、記者が記事を書くうえで前提情報として知っておかなければならない「本来予定していたイベントの開催概要」の記載は必須です。
すでに開催中止となったイベントだとしても、イベント名、開催(期間の場合は開始日と終了日)、開催時間、開催場所、料金などの基本情報である「イベント開催概要」は8のように必ず記載しましょう。

適切な本文の例

書籍・雑誌等の発行および販売をしている株式会社●●●●(本社:東京都港区 代表取締役社長:▲▲▲▲)は、20xx年x月10日(金)に発売された20分で簡単にお菓子作りができるレシピ本『◯◯◯◯』の出版記念として、20xx年x月11日(土)にトークイベントを開催予定でしたが、6台風××号が関東を直撃するとの予測があり、お客さまの安全を考慮した結果、やむなく中止し延期することを決定しました。
7今後の開催予定については、日程が決定次第、改めて公式ホームページ上で案内します。

8【中止になったイベント開催概要】
名称:『◯◯◯◯』出版記念トークイベント
日時:20xx年x月11日(土)15時00分~16時30分
会場:ふれあいプラザ渋谷店 7F催事場 Aホール(東京都渋谷区△△△2-2-2)
参加費:1,000円(税込)<ワンドリンク・オリジナルスイーツ込み>
定員:30名(事前申し込み制)
主催:株式会社●●●●
出版記念トークイベント開催ページ:http://www.example.jp/event

(以下、【書籍概要】【会社概要】【報道関係者向けお問い合わせ先】の記載へ続く)


以上が「イベント・セミナーの開催中止」に関するプレスリリースを作成する上でのポイントです。

やむを得ない事情でイベントが中止や延期になってしまった時は、その理由や今後の見通し、続報の発表時期や発表方法をきちんと開示していくことが、企業の信頼へとつながります。 ネガティブな情報を発信する場合は、いつにも増して正確な情報を適切なタイミングで発表するように努めましょう。

その他のダメなプレスリリースの雛形を元に解説している記事はこちら

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